Przepis na

Dokument główny

• Autor: Mirosław Zalewski
• 22 października 2013
• komentarze 3

Dokument główny jest słabo znaną funkcją LibreOffice, która okazuje się niezwykle przydatna podczas pracy z długimi dokumentami. Artykuł zawiera wszystko, co musisz wiedzieć, aby zacząć z niej korzystać. Przekonamy się, w jakich sytuacjach dokument główny jest przydatny, jego zasadzie działania, tworzeniu, modyfikowaniu oraz finalizowaniu. Zobaczymy jak rozwiązać niektóre z powszechnych problemów oraz opracujemy harmonogram efektywnej pracy nad długim tekstem.

Kiedy używać dokumentu głównego?

Odpowiadając jednym zdaniem — zawsze wtedy, gdy chcemy złączyć kilka różnych dokumentów w jeden.

Historycznie rzecz ujmując, funkcja ta została wymyślona jako odpowiedź na ograniczone możliwości pierwszych komputerów osobistych. Ówczesne maszyny nie radziły sobie z długimi, skomplikowanymi dokumentami tekstowymi. Problem ten udało się rozwiązać przez podzielenie pliku na mniejsze części. Nad każdą z nich pracowano oddzielenie, a na końcu wykorzystywano dokument główny do ich scalenia i wydrukowania.

Oczywiście dzisiejsze komputery są niewyobrażalnie mocniejsze niż były wtedy. Czy w takim razie używanie dokumentu głównego nadal ma sens? Można sobie wyobrazić przynajmniej trzy sytuacje, w których odpowiedź na to pytanie będzie pozytywna.

Jedną z nich jest tworzenie pracy zbiorowej, w której każdy z autorów jest odpowiedzialny za inny rozdział. Jej przygotowanie sprowadza się do scalenia otrzymanych plików w jednym dokumencie głównym. Gdy w ostatniej chwili któryś z twórców prześle zaktualizowany tekst, wystarczy go zapisać pod nazwą wcześniejszej wersji. Jest to nie tylko wygodne, ale również bezpieczne — nie musimy się obawiać o przypadkowe uszkodzenie efektów pracy innych.

W ramach drugiej naszym zadaniem jest stworzenie serii dokumentów na podstawie zestawu komponentów. Najlepszym przykładem takiego działania jest instrukcja obsługi programu, który występuje w trzech wersjach: podstawowej, zaawansowanej oraz eksperckiej (każda zawiera wszystkie funkcje „niższej” oraz zestaw nowych możliwości). Każdą funkcję możemy opisać w osobnym pliku, a następnie — na podstawie różnych ich kombinacji — przygotować trzy dokumenty główne.

Z trzecią sytuacją mamy do czynienia, gdy stopniowo wysyłamy długi dokument do recenzji. W tym przypadku idealnym przykładem jest praca dyplomowa. Niektórzy promotorzy oczekują jedynie nowych fragmentów — jeśli otrzymali już pierwszy rozdział, spodziewają się otrzymać plik zawierający wyłącznie rozdział drugi, a nie oba.

Poza tym warto zauważyć, że nawet na dobrym komputerze praca z dokumentem głównym jest wygodniejsza. Zapisanie naprawdę skomplikowanego dokumentu może zająć kilka sekund, podczas których nie możemy modyfikować jego treści. Takie przymusowe przerwy w pracy nie tylko rozpraszają, ale również mogą prowadzić do irytacji.

Zasady działania dokumentu głównego

O dokumencie głównym można myśleć jako o pewnej ramie albo szkielecie — zapewnia on strukturę dla całego pliku i porządkuje jego poszczególne elementy, ale sam nie zawiera żadnej treści. Ta znajduje się w dokumentach podporządkowanych.

Dokument główny przechowuje tylko dwie, niewidoczne dla czytelnika informacje. Po pierwsze, dotyczące dokumentów podporządkowanych — ich nazwy, lokalizacje oraz kolejność załączania. Po drugie, reguły określające wygląd treści, czyli ustawienia stylów.

Ogólne zasady wpływające na ostateczny wygląd danego elementu są następujące:

• Jeśli styl o danej nazwie istnieje zarówno w dokumencie głównym, jak i dokumencie podporządkowanym, zaaplikowane zostaną reguły stylu przechowywane w dokumencie głównym.
• Jeżeli styl o danej nazwie istnieje tylko w dokumencie podporządkowanym, zostanie on skopiowany do dokumentu głównego i tam zapisany podczas pierwszego załączenia dokumentu ze stylem o tej nazwie. Od tego momentu działa zasada przedstawiona powyżej. Tak więc:
  • Jeżeli dwa dokumenty podporządkowane posiadają styl o takiej samej nazwie, ale o różnych ustawieniach, w dokumencie głównym znajdzie się styl z ustawieniami z pierwszego załączonego dokumentu.
  • Jeżeli ustawienia stylu w dokumencie podporządkowanym zostaną zmienione, zmiana ta nie zostanie uwzględniona w dokumencie głównym.
• Formatowanie bezpośrednie jest zawsze aplikowane.

Poza tym należy pamiętać, że zmiana ustawień stylów w dokumencie głównym nigdy nie wpływa na ustawienia stylów w plikach dokumentów podporządkowanych.

Reguły te pozwalają zrozumieć, dlaczego ten sam fragment tekstu wygląda inaczej w dokumencie podporządkowanym, a inaczej w dokumencie głównym. Wynika to z faktu, że style o tych samych nazwach mają odmienne ustawienia w tych dwóch różnych typach dokumentów.

Jak nad tym zapanować i zapewnić, aby dokument podporządkowany wyglądał podczas edycji tak samo, jak będzie wyglądał w dokumencie głównym?

Tworząc wszystkie pliki na podstawie jednego szablonu. Wszelkie poprawki wyglądu będziemy wprowadzać poprzez modyfikację pliku szablonu. Podczas otwierania dokumentów LibreOffice wykryje, że szablon został zmieniony i zaproponuje uwzględnienie przeróbek w edytowanym pliku. Nasza rola ograniczy się jedynie do zatwierdzenia tej operacji.

W ten sposób zapewnimy spójność definicji stylów we wszystkich dokumentach.

Tworzenie nowego dokumentu głównego

Aby utworzyć nowy dokument główny, należy wybrać z menu Plik → Nowy → Dokument główny.

Niestety, plik stworzony w ten sposób nie będzie powiązany z żadnym szablonem; nie istnieje również żaden prosty sposób na przypisanie do niego szablonu. W rezultacie zapanowanie nad wyglądem dokumentu będzie utrudnione.

Dlatego lepiej jest otworzyć dowolny plik LibreOffice Writer i wybrać z menu Plik → Wyślij → Utwórz dokument główny. Dokument główny utworzony w ten sposób zostanie powiązany z szablonem, na podstawie którego powstał otworzony plik.

Tutaj mała uwaga: jeżeli plik Writera nie posiada własnej definicji stylu „Nagłówek 1”, LibreOffice wyświetli niezbyt precyzyjny komunikat o nieudanej próbie utworzenia dokumentu głównego. Problem ten można rozwiązać poprzez modyfikację stylu „Nagłówek 1” albo dodanie dowolnego akapitu i nadanie mu tego stylu.

Tak czy inaczej, naszym oczom ukażą się dwa okna — modyfikacji dokumentu głównego oraz nawigatora.

To drugie jest podstawowym narzędziem pracy nad dokumentem głównym. Posiada ono siedem funkcji (poruszając się od lewej do prawej):

• Przełącznik trybu — przełącza tryb nawigatora: z trybu dokumentu głównego na tryb zwykłego dokumentu tekstowego i z powrotem.
• Edycja — otwiera okno edycji elementu zaznaczonego w głównej części okna.
• Aktualizacja — otwiera podmenu pozwalające określić, co ma zostać zaktualizowane (zaznaczony element, indeksy i spisy treści, łącza i odnośniki lub wszystko). Jest to jedna z najczęściej używanych funkcji.
• Wstaw — otwiera podmenu służące do wstawienia nowego elementu (pliku podporządkowanego, tekstu lub spisu treści). Jest to jedna z najczęściej używanych funkcji.
• Zapisz zawartość plików podporządkowanych — jeżeli pozycja ta jest zaznaczona, zawartość plików podporządkowanych zostanie zapisana w pliku dokumentu głównego. Znacznie zwiększy to jego objętość, ale pozwoli odczytać cały dokument nawet wtedy, gdy pliki podporządkowane nie będą mogły zostać odnalezione.
• Przenieś w górę — przenosi element zaznaczony w głównej części okna o jedną pozycję w górę.
• Przenieś w dół — przenosi element zaznaczony w głównej części okna o jedną pozycję w dół.

Dodawanie treści

W większości przypadków nasz nowy dokument główny będzie pusty. Przede wszystkim musimy więc dodać do niego jakąś treść.

Aby to zrobić, należy kliknąć na ikonkę Wstaw w oknie nawigatora lewym przyciskiem myszy. Póki go trzymamy, widoczna jest lista elementów możliwych do dodania. Przemieszczamy więc kursor nad Plik i puszczamy przycisk myszy.

Pojawi się okno, za pomocą którego wybieramy pożądany plik.

We wcześniejszej części artykułu wspomniałem, że dokument główny nie zawiera żadnej treści (ta jest przechowywana w plikach podporządkowanych). W takim razie dlaczego menu przycisku Wstaw zawiera aż cztery pozycje?

Otóż istnieje kilka rodzajów elementów, których przechowywanie w dokumencie głównym jest sensowne.

Przede wszystkim są to indeksy i spisy (treści, ilustracji, tabel etc.). Nie możemy ich umieścić w plikach podporządkowanych, ponieważ wtedy będą niepełne — nie będą uwzględniały pozostałych plików złączonych w ramach jednego dokumentu. Do ich wstawienia służy pozycja Indeks.

Poza tym są to strony tytułowe, informacje o prawach autorskich, abstrakty i inne fragmenty na tyle krótkie, że wydzielanie ich do osobnego pliku wydaje się przerostem formy nad treścią. Do ich wstawienia służy pozycja Tekst. Po umieszczeniu kursora w ramach pozycji tekstowej, jej zawartość możemy modyfikować tak samo jak zwykły dokument tekstowy.

Aktualizacja zawartości

Szybko przekonamy się, że w trybie tworzenia dokumentu głównego nie możemy modyfikować treści dokumentów podporządkowanych. Wszelkie próby kończą się wyświetleniem komunikatu błędu.

Jest to spowodowane faktem, iż wyświetlana treść nie jest elementem dokumentu głównego. Jeżeli więc chcemy ją zmienić, musimy wrócić do źródła — zacząć modyfikować plik dokumentu podporządkowanego.

Najłatwiej jest to zrobić otwierając okno nawigatora i klikając dwukrotnie lewym przyciskiem myszy wybraną pozycję.

Gdy wprowadzimy wszystkie pożądane poprawki, powinniśmy zapisać plik i zamknąć okno jego edycji. Następnie, za pomocą okna nawigatora dokumentu głównego, musimy zaktualizować jego zawartość (korzystając z ikony Aktualizuj). Dopiero wtedy zmiany zostaną uwzględnione w widocznej treści.

Ewentualnie możemy po prostu zamknąć okno dokumentu głównego i ponownie otworzyć jego plik. LibreOffice zapyta, czy chcemy pobrać obecną zawartość podporządkowanych plików.

Eksport pliku

Ostatnim etapem pracy nad dokumentem głównym jest jego publikacja.

Aby scalić wszystkie pliki podporządkowane w jeden plik, należy wybrać z menu Plik → Eksportuj.... Pojawi się nowe okno. Z listy rozwijanej w jego dolnej części możemy wybrać typ pliku, który nas interesuje — zazwyczaj jest to PDF lub ODT.

Zwróćmy przy tym uwagę, że lista ta nie zawiera wszystkich typów plików obsługiwanych przez LibreOffice Writer (brakuje chociażby formatu DOC lub TXT). Jeżeli chcemy zapisać naszą pracę w którymś z nieobecnych formatów, musimy to zrobić w dwóch krokach. Najpierw eksportujemy dokument główny do pojedynczego dokumentu tekstowego (ODT); następnie otwieramy utworzony plik we Writerze i wybieramy z menu Plik → Zapisz jako....

Problemy i ich rozwiązania

Podczas pracy z dokumentem głównym możemy natknąć się na kilka raczej nieoczekiwanych sytuacji oraz problemów, których nie będziemy potrafili rozwiązać. Poniżej opisuję, jak radzić sobie z najpowszechniejszymi z nich.

Odsyłacze do fragmentów innych plików

Odsyłacze do innych fragmentów dokumentu mają za zadanie pomóc czytelnikowi w poruszaniu się po tekście; ich wstawianie opisywałem już na blogu. Problem jednak w tym, że opisane w tym artykule techniki nie zadziałają, ponieważ dokument podporządkowany nie jest „świadom” innych dokumentów podporządkowanych w ramach jednego dokumentu głównego. Na liście nagłówków, tabel czy zakładek nie pojawią się więc elementy umieszczone w pozostałych scalanych plikach.

Aby rozwiązać ten problem, musimy umieścić własne pole odwołania w miejscu, do którego chcemy odesłać czytelnika. Otwieramy więc wybrany plik podporządkowany do edycji, umieszczamy kursor w odpowiednim miejscu i wybieramy z menu Wstaw → Odsyłacz.... Z listy po lewej stronie wybieramy Określ odwołanie. Następnie wpisujemy dowolną zawartość w polu Nazwa; musimy przy tym zapewnić, aby była ona unikatowa w obrębie wszystkich plików wchodzących w skład dokumentu głównego. Zapamiętujemy wpisaną nazwę i klikamy Wstaw.

Następnie otwieramy plik, w którym chcemy wstawić odsyłacz. Ponownie umieszczamy kursor w odpowiednim miejscu i ponownie wybieramy z menu Wstaw → Odsyłacz. Tym razem jednak z listy po lewej wybieramy Wstaw odwołanie, a w polu Nazwa wpisujemy wartość określoną we wcześniejszym pliku.

Wstawione pole będzie wyświetlało komunikat o błędzie w pliku podporządkowanym, ale poprawne odwołanie w dokumencie głównym.

Jeżeli bardzo często korzystamy z takich odsyłaczy, warto pomyśleć o utworzeniu prostego pliku tekstowego (chociażby w Notatniku), w którym będziemy przechowywać nazwy odsyłaczy wstawionych w różnych plikach. Jest to niewątpliwie wygodniejsze niż każdorazowe otwieranie dokumentu do edycji i kopiowanie/zapamiętywanie wprowadzonej wartości.

Ponadto zwróćmy uwagę, że wartość pola w dokumencie podporządkowanym jest zazwyczaj znacznie dłuższa niż w dokumencie głównym. Może to wpłynąć na sposób łamania dalszej części tekstu (np. akapit, który w dokumencie podporządkowanym rozpoczyna daną stronę, w dokumencie głównym trafi na sam koniec strony wcześniejszej). Niestety, problem ten nie ma dobrego rozwiązania.

Wyliczenia

Niektóre wyliczenia w dokumencie głównym mogą być oznaczone innymi numerami, niż w dokumencie podporządkowanym. Sytuację taką przedstawiają ilustracje poniżej:

Problem ten występuje jedynie w przypadku pierwszego wyliczenia numerowanego w drugim lub późniejszym dokumencie podporządkowanym. Spowodowany jest on faktem, że dla LibreOffice wszystkie akapity powiązane z określonym stylem wyliczenia są jedną, długą listą. Innymi słowy, wszystkie z nich połączone są jedną, ciągłą numeracją.

W dokumencie podporządkowanym tego nie widać, ponieważ pierwsze wyliczenie rozpoczyna całą listę. Jednak w dokumencie głównym to samo wyliczenie kontynuuje listę rozpoczętą we wcześniejszym pliku podporządkowanym.

Problem ten możemy rozwiązać poprzez zresetowanie pierwszego elementu problematycznego wyliczenia. Robimy to za pomocą ikonki Zacznij numerację od nowa na pasku narzędziowym Wypunktowanie i numeracja:

Obiekty zakotwiczone do strony

Jeżeli w naszej pracy korzystamy z obiektów (grafik, ramek, wykresów itp.), zwróćmy szczególną uwagę na te zakotwiczone do strony. Zostaną one całkowicie zignorowane w dokumencie głównym:

Jedynym rozwiązaniem tego problemu jest zmiana zakotwiczenia, np. na Do akapitu.

Jednorodna konfiguracja pakietu

Chociaż okno dokumentu głównego do złudzenia przypomina okno LibreOffice Writer, z punktu widzenia pakietu są to dwa różne programy. W rezultacie nasze skróty klawiaturowe przygotowane na potrzeby Writera nie będą działały podczas tworzenia dokumentu głównego.

Aby rozwiązać ten problem, należy otworzyć Writera i wybrać z menu Narzędzia → Dostosuj.... Na karcie Klawiatura klikamy przycisk Zapisz..., po czym wpisujemy dowolną nazwę pliku (z rozszerzeniem ZIP).

Następnie, w oknie dokumentu głównego, wybieramy z menu Narzędzia → Dostosuj.... Ponownie przechodzimy na kartę Klawiatura, ale tym razem klikamy Załaduj.... W nowym oknie wskazujemy utworzony przed chwilą plik.

Ten sam problem dotyczy konfiguracji pasków narzędziowych oraz menu, ale w tych przypadkach nie istnieje żaden sposób na automatyczne przeniesienie ustawień pomiędzy programami.

Podsumowanie - harmonogram pracy nad dokumentem głównym

Dokument główny świetnie nadaje się do rozwiązania niektórych problemów. Jednak nawet bardzo doświadczeni użytkownicy mogą popełnić kilka pomyłek, które czynią pracę z tym narzędziem raczej frustrującą niż przyjemną. Unikniemy ich, jeżeli odpowiednio zaplanujemy kolejność działań.

Poniższy harmonogram można traktować jako modelowy plan postępowania. Oczywiście jest to tylko propozycja, najlepiej sprawdzająca się w idealnej sytuacji, gdy jeszcze nie rozpoczęliśmy pracy nad dokumentem. Nawet jeśli wykonaliśmy już jakiś krok, zawsze możemy się cofnąć do wcześniejszego punktu; chociaż powinniśmy zdawać sobie sprawę, że czasami wiąże się to z różnymi niedogodnościami.

1. Zaplanowanie struktury dokumentu oraz jego podziału na poszczególne pliki.
2. Utworzenie szablonu.
3. Utworzenie dokumentu głównego oraz dokumentów podporządkowanych na podstawie szablonu.
4. Tworzenie plików podporządkowanych.
5. Złączenie plików podporządkowanych w ramach dokumentu głównego.
6. Dodanie treści specyficznej dla dokumentu głównego (spisów itp.).
7. Finalizacja dokumentu.