Przepis na

Autofiltr

• Autor: Mirosław Zalewski
• 13 sierpnia 2013
• komentarzy 6

Autofiltr jest jednym ze sposobów filtrowania danych, czyli ukrywania wierszy nie pasujących do określonych kryteriów. Artykuł opisuje kiedy go wykorzystywać i jak robić to efektywnie. Dużo uwagi poświęcono jego obsłudze wyłącznie przy pomocy klawiatury.

Kiedy używać autofiltru?

Przyjrzyjmy się najpierw najważniejszym cechom autofiltru. Pomogą nam one określić, do kogo w szczególności ta funkcja jest skierowana.

Przede wszystkim wyraźna jest jej koncentracja na warstwie wizualnej. Filtr tworzymy przy pomocy całej serii okienek a nie jednego, abstrakcyjnego interfejsu.

Dzięki temu wprowadzane zmiany przynoszą natychmiastowy efekt. Możemy więc na bieżąco korygować ewentualne błędy, a tworzenie skomplikowanych zestawów reguł odbywa się „krok po kroku”.

Ponadto autofiltr ukrywa przed nami spójniki, jakimi połączone są kolejne reguły (dobierając je w sposób automatyczny).

Niestety, powyższe ułatwienia okupione są pewnymi ograniczeniami. Otóż autofiltr pokazuje jedynie dane brzmiące tak samo jak wzorzec . Brakuje bardziej zaawansowanych operatorów porównania, takich jak „mniejszy niż”, „zaczyna się od” czy „zawiera”.

Autofiltr wydaje się skierowany głównie do osób, które nie czują się pewnie w obsłudze arkusza kalkulacyjnego lub analizie danych. Doskonale sprawdza się również w sytuacji, gdy dopiero zapoznajemy się z naszym zbiorem informacji i nie potrafimy jeszcze określić, czego dokładnie szukamy.

Praca z autofiltrem

Gdy jesteśmy już przekonani, że najlepiej w rozwiązaniu naszego problemu poradzi sobie właśnie autofiltr, czas przyjrzeć się jego działaniu.

Omawiana funkcja zakłada, że pierwszy wiersz zbioru danych zawiera nagłówki kolumn. Przed jej włączeniem musimy więc upewnić się, że tak właśnie jest. Ja wykorzystam bazę Połączenia.ods, która spełnia ten warunek.

Włączenie autofiltru sprowadza się do umieszczenia kursora gdziekolwiek w obrębie zbioru danych i wybrania z menu Dane → Filtr → Autofiltr. Jeżeli LibreOffice uwzględni przy tym kolumnę, której nie powinien (lub pominie taką, która jest elementem zbioru danych), należy cofnąć zmianę, ręcznie zaznaczyć wszystkie komórki z danymi i ponownie wybrać pozycję z menu. Ikony przy nagłówkach kolumn (pokazane na ilustracji poniżej) świadczą o tym, że wszystko poszło zgodnie z planem.

Kliknięcie wspomnianej ikony otwiera okienko autofiltru.

Najważniejszą jest jego środkowa część. Zawiera ona wykaz wszystkich wartości pojawiających się w kolumnie. Przy każdej z nich znajduje się pole wyboru, dzięki któremu możemy określić widoczność wierszy z nią (zaznaczone pole oznacza „widoczny”, odznaczone — „ukryty”). Stan pola możemy zmienić nie tylko klikając na nie, ale również dwukrotnie klikając tekst po prawej stronie.

Poniżej znajduje się pole wyboru zatytułowane Wszyst (skrót od „Wszystkie”; zmienia stan wszystkich pól) oraz dwie ikony. Pierwsza z nich powoduje, że zaznaczona zostanie wyłącznie pole przy aktywnej pozycji. Kliknięcie drugiej zaznacza pola przy wszystkich wartościach oprócz aktywnej.

Wreszcie w górnej części okna znajdują się opcje dodatkowe. Umożliwiają one nie tylko uszeregowanie danych w kolejności rosnącej lub malejącej, ale także wybranie wierszy pustych bądź nie. Opcja - 10 pierwszych - ukrywa wszystko oprócz wierszy zawierających 10 największych liczb w kolumnie. Wreszcie ostatnia pozycja otwiera okno filtru standardowego. Jego pola są wypełnione tak, aby jak najlepiej oddać aktualne ustawienia autofiltru.

Po zatwierdzeniu modyfikacji ikona ulegnie zmianie — w prawym dolnym rogu pojawi się niewielki kwadracik, a dotychczasowy kolor czarny zostanie zastąpiony niebieskim.

Przykład

Czas najwyższy przyjrzeć się omawianej funkcji na przykładzie. Przyjmijmy, że chcielibyśmy zobaczyć wszystkie wysłane wiadomości tekstowe i multimedialne.

W tym celu najpierw klikamy ikonę obok słowa „Kierunek”. W okienku autofiltru odznaczamy Przychodzące i zatwierdzamy zmiany.

Następnie otwieramy okno autofiltru kolumny „Rodzaj aktywności”. Pozostawiamy zaznaczone wyłącznie MMS i SMS po czym klikamy OK.

To wszystko. Prawda, że proste?

Niektóre zbiory danych są tak duże, że odczytanie dalszych wierszy wiąże się z utratą autofiltru z pola widzenia. Zmiana kryteriów filtrowania wymaga powrotu na samą górę dokumentu, co nie jest zbyt wygodne. Aby temu zaradzić, wystarczy umieścić kursor w komórce A2 i wybrać z menu Okno → Przytwierdź. W ten sposób wiersz nagłówka będzie stale widoczny na górze okna. Ukazują to również poniższe ilustracje.

Usunięcie filtru

Istnieją dwa sposoby na ponowne zobaczenie wszystkich wierszy w zbiorze danych (usunięcie filtru). Pierwszym jest wybranie z menu Dane → Filtr → Usuń filtr. Jednak w ten sposób nie tylko pokażemy wszystkie ukryte wiersze, ale również usuniemy ikony autofiltru z nagłówka. Jeżeli wolimy je zachować, musimy zidentyfikować wszystkie kolumny z nałożonym filtrem i poddać je odpowiedniej modyfikacji. Niestety, zazwyczaj jest to rozwiązanie bardziej pracochłonne.

Wykorzystanie klawiatury

Jeżeli zależy nam na efektywnej pracy z autofiltrem, warto nauczyć się obsługiwać go wyłącznie przy pomocy klawiatury. Niestety, nie jest to aż tak proste.

Okno autofiltru otwieramy przy pomocy kombinacji klawiszy Alt + ↓ (strzałka w dół).

Składa się ono z siedmiu obszarów, pomiędzy którymi przełączamy się klawiszem Tab (do poprzedniego obszaru przechodzimy kombinacją Shift + Tab). Zostały one oznaczone odmiennymi kolorami na poniższej ilustracji:

Pomiędzy pozycjami w głównym obszarze (kolor pomarańczowy) przemieszczamy się przy pomocy strzałek. Możemy również przejść do konkretnej pozycji, szybko wpisując jej pierwsze litery. Stan pola wyboru zmieniamy spacją lub enterem.

Zmiany zatwierdzamy wciskając jednocześnie Alt + o lub przechodząc do przycisku OK i wciskając Enter.

Podczas pracy z autofiltrem często chcemy ukryć wszystkie wiersze oprócz tych zawierających konkretny wpis. Możemy to uczynić na dwa sposoby.

1. 1. Znalezienie danej pozycji.
   2. Przejście do pola wyboru Wszyst (kolor fioletowy) (Tab).
   3. Przejście do przycisku Pokaż tylko bieżący element (kolor zielony) (Tab).
   4. Kliknięcie go (spacja).
   5. Zatwierdzenie zmian
2. 1. Przejście do pola wyboru Wszyst (kolor fioletowy) (Tab).
   2. Odznaczenie go (spacja).
   3. Powrót do obszaru głównego (kolor pomarańczowy) (Shift + Tab).
   4. Znalezienie danej pozycji.
   5. Zaznaczenie jej (spacja).
   6. Zatwierdzenie zmian.

Chociaż pierwszy wydaje się efektywniejszy (wymaga wciśnięcia mniejszej liczby klawiszy, a tym samym powinien zajmować mniej czasu), dla mnie bardziej naturalny jest drugi. Z pewnością nie jestem w tym poczuciu odosobniony.

Na zakończenie warto jeszcze zwrócić uwagę na dwie kwestie.

Jeżeli zamkniemy okno autofiltru gdy kursor znajduje się w górnym obszarze (kolor jasnoniebieski), wciskanie strzałek nie będzie powodowało przechodzenia pomiędzy komórkami arkusza. Dzieje się tak, ponieważ kursor znajdzie się w najniższym pasku narzędziowym. Wciśnięcie Esc przywraca wszystko do normy.

Pozycji z górnego obszaru (kolor jasnoniebieski) nie można „wcisnąć” poprzez skrót klawiaturowy Alt + litera. Spowalnia to sortowanie danej kolumny czy ukrywanie wierszy zawierających puste komórki, ale poza tym nie jest szczególnie uciążliwe.