Przepis na

Kopiowanie tabel z SPSS-a

• Autor: Mirosław Zalewski
• 4 grudnia 2012
• Brak komentarzy

SPSS jest jednym z podstawowych narzędzi pracy tych przedstawicieli nauk społecznych, którzy skłaniają się ku metodom i technikom o charakterze ilościowym. Niestety, LibreOffice nie współpracuje z nim tak dobrze jak pakiet Microsoftu. W tym artykule pokazuję, w jaki sposób skopiować tabelę z raportu SPSS-a do Writera z zachowaniem elementarnych standardów jakości.

Oczywiście nic nie zrobimy bez przykładowej tabeli. Ja posłużę się bazą danych z badania, które realizowaliśmy w Kole Naukowym. Szczególnie zainteresowały mnie wyobrażenia na temat perspektyw zawodowych po skończeniu socjologii wśród studentów studiów stacjonarnych oraz niestacjonarnych.

(Pytanie o obszary, w których można podjąć pracę miało charakter otwarty, tak więc każdy badany mógł udzielić odpowiedzi pasujących do kilku spośród wyróżnionych kategorii. Jednocześnie odsetki zostały policzone w odniesieniu do liczby badanych, a nie liczby wszystkich udzielonych odpowiedzi. Dlatego nie sumują się one do 100%).

Po wytworzeniu tabeli kopiujemy ją.

Możemy ją wkleić do dokumentu Writera, ale rozwiązanie to ma wiele wad. Przede wszystkim, wygląd tabeli będzie odbiegał od jakichkolwiek przyjętych standardów edycyjnych. Jednocześnie jego zmiana i usuwanie zbędnych elementów będzie utrudnione przez nietypową strukturę tabeli — tak naprawdę są to trzy komórki, z czego jedna zawiera zagnieżdżoną w środku całą tabelę. Ponadto osobiście nie odpowiadają mi jeszcze dwie rzeczy: umiejscowienie odsetków (wolałbym obok, a nie pod liczebnościami) oraz miejsce po przecinku, do którego odsetki są zaokrąglone. Czynności te łatwiej jest wykonać w Calcu.

Tak więc po skopiowaniu tabeli w oknie raportu SPSS-a, przechodzimy od razu do roboczego arkusza kalkulacyjnego.

Próba zwykłego wklejenia tabeli (za pomocą kombinacji klawiszy Ctrl + V) poskutkuje wyświetleniem niezbyt precyzyjnego komunikatu o błędzie. Aby go uniknąć, wciskamy Ctrl + Shift + V (lub wybieramy z menu Edycja → Wklej specjalnie). Pojawi się nowe okno, w którym wybieramy Niesformatowany tekst. W drugim oknie, które się pokaże, zaznaczamy Rozdzielony oraz Tabulator. Ponadto z listy Zestaw znaków wybieramy Systemowy (lub Unicode, jeżeli zmieniliśmy ustawienia SPSS-a — można to sprawdzić w oknie Edycja → Opcje...). Ponownie potwierdzamy.

Jak wspomniałem, odsetki wolałbym mieć obok liczebności, a nie pod nimi. Taki układ będzie wymagał wprowadzenia dwóch nowych kolumn. Klikamy więc prawym przyciskiem na nagłówek przedostatniej kolumny tabeli i z menu wybieramy Wstaw kolumny. Operację powtarzamy dla ostatniej kolumny.

Następnie musimy przenieść wszystkie odsetki o jeden wiersz w górę i jedną kolumnę w prawo. W zależności od wielkości tabeli, może to być bardzo żmudne zadanie. Czasami prościej jest po prostu przeliczyć odsetki od nowa (uważajmy przy tym, czy odsetki są liczone w wierszach, czy też w kolumnach!).

Uważam, że mój przykład należy do takich sytuacji. W komórce E4 wprowadzam więc formułę:

=D4/D$32*100

Formuła ta po prostu odniesie wartość komórki po lewej stronie do ostatniej wartości w kolumnie (identyfikowanej poprzez adres absolutny), a wynik pomnoży przez 100. Mnożenie jest konieczne, ponieważ chcę, aby wartość komórki była wyrażona w procentach, jednak bez znaku „%”. Gdyby obecność tego znaku mi nie przeszkadzała, w formule pominąłbym mnożenie, zaś w następnym kroku wybrałbym format Procent.

Następnie klikam prawym przyciskiem myszy na zaznaczoną komórkę i z menu wybieram Formatuj komórki. W nowym oknie wybieram format liczbowy zawierający dwie cyfry po przecinku.

W dalszej kolejności zaznaczam całą kolumnę z danymi i wciskam skrót klawiaturowy Ctrl + D (alternatywnie można wybrać z menu Edycja → Wypełnienie → W dół).

Zaznaczone dane kopiuję do pozostałych pustych kolumn (w moim przypadku są to kolumny G oraz I).

Jeżeli, tak jak ja, przesunąłeś odsetki obok liczebności, co drugi wiersz Twojej tabeli jest zbędny. Aby je usunąć, należy zaznaczyć całą kolumnę z etykietami wierszy (u mnie: kolumna C), wybrać z menu Dane → Filtr → Filtr standardowy... i w nowym oknie z listy Wartość wybrać % w <zmienna> (dokładne brzmienie zależy od nazwy zmiennej w programie SPSS). Po potwierdzeniu, część naszej tabeli zniknie, zaś komórki z niepożądanych wierszy zostaną zaznaczone. Klikamy na którąś z nich prawym przyciskiem myszy, z menu wybieramy Usuń komórki..., zaś w nowym oknie — Usuń całe wiersze. Na koniec z menu wybieramy Dane → Filtr → Usuń filtr.

Nasza praca w programie Calc jest już niemal skończona. Pozostaje nam jeszcze tylko usunąć kolumnę zawierającą w każdym wierszu jedynie słowo „Liczebność” oraz dokonać drobnych prac edycyjnych. Ja, dla przykładu, zawsze przemieszczam etykietę zmiennej z pierwszej kolumny do kolumny zawierającej wartości zmiennej. Pod ostatnią z wartości umieszczam napis „Ogółem”. Taki sam napis umieszczam nad kolumną zawierającą sumę wskazań w wierszach. Usuwam wszystkie zbędne komórki. Dokonuję poprawek edytorskich i stylistycznych, jeżeli jest taka potrzeba.

Gdy tabela jest już skończona, zaznaczamy ją i kopiujemy.

Dopiero w tym momencie przechodzimy do okna Writera. Wciskamy skrót klawiszowy Ctrl + Shift + V i z okienka wybieramy HTML (HyperText Markup Language) lub Tekst formatowany [RTF] (nie ma to większego znaczenia). Po wklejeniu tabeli pozostaje jeszcze tylko opracować jej wygląd — zmniejszyć szerokość, zmienić proporcje szerokości kolumn, wyrównać zawartość komórek, dodać obramowanie, opatrzyć ją tytułem oraz wykonać wszystkie inne czynności sprawiające, że wygląd tabeli będzie spójny z wyglądem reszty dokumentu.