Tworzenie wzoru umowy sprzedaży w LibreOffice Writer

Elektroniczne formularze to pliki, w których treści uzupełniamy pewne dane, a następnie drukujemy. Artykuł opisuje, w jaki sposób wykorzystać pola podczas ich tworzenia. Przyjrzymy się polom wypełnienia, polom wprowadzania oraz listom wprowadzania.

Artykuł odnosi się jedynie do tych dokumentów, które muszą zostać wydrukowane. W przypadku cyfrowego obiegu danych, o wiele lepiej jest wykorzystać inne funkcje LibreOffice, a nawet rozważyć użycie zupełnie innych programów.

Pomimo postępującej informatyzacji, nadal wiele dokumentów musi istnieć w formie papierowej. Dotyczy to zwłaszcza wszelkiego rodzaju umów, potwierdzeń, zaświadczeń i innych, które muszą zostać poręczone podpisem lub pieczątką. Dokumenty tego typu są zazwyczaj bardzo do siebie podobne, różnią się tylko kilkoma informacjami (takimi jak dane kontrahenta czy przedmiot umowy). Możemy więc stworzyć je tylko raz, a następnie uzupełniać wszystkie brakujące informacje i wydrukować. Dzięki temu zmniejszymy ilość czasu potrzebnego na przygotowanie niezbędnych dokumentów i zwiększymy efektywność pracy.

Oczywiście do stworzenia takiego szkieletu dokumentu nie musimy wykorzystywać żadnych specjalnych funkcji. Jeżeli jednak z nich zrezygnujemy, istnieje niebezpieczeństwo, że podczas uzupełniania pliku przeoczymy jakąś informację, którą powinniśmy uwzględnić — dotyczy to zwłaszcza długich i stosunkowo skomplikowanych prac (takich jak SIWZ-y). Dzięki wykorzystaniu pól łatwiej nam będzie zidentyfikować takie miejsca, a tym samym uniknąć pomyłek.

Podstawowym krokiem jest stworzenie samego dokumentu oraz oznaczenie — w dowolny sposób — miejsc, w których umieścimy pola. W tym artykule zakładam, że takim szkieletem już dysponujemy. Osobiście skorzystam ze wzoru umowy sprzedaży znalezionego w Internecie.

Dokument tekstowy LibreOffice stanowiący podstawę dalszej pracy

Następnie należy umieścić kursor w miejscu, w którym użytkownik będzie musiał wprowadzić swoje dane i otwieramy okno wstawiania pól (WstawPolaInne). Przechodzimy na kartę Funkcje.

Tutaj zaś, z listy po lewej stronie, musimy wybrać Pole wypełnienia lub Pole wprowadzania. Przyjrzyjmy się obu z nich.

W przypadku pierwszego po prawej stronie mamy dostępne dwa okienka: Pole wypełnienia oraz Odwołanie. Pierwsze odnosi się do treści, która będzie wyświetlona w dokumencie przed kliknięciem pola. Powinna ona w zwięzły sposób informować, co należy w tym miejscu wpisać. Drugie, Odwołanie, to treść która pokaże się w dymku po najechaniu na pole kursorem myszki. Może ona zawierać jakieś dodatkowe informacje; możemy też pozostawić je puste. Z kolei w środkowej kolumnie musimy wybrać, co się stanie po kliknięciu lewym przyciskiem myszy na wstawione pole. Tekst oznacza po prostu przygotowanie do natychmiastowego wprowadzania tekstu — jest to prawdopodobnie najczęściej używana opcja. Pozostałe otwierają okna wstawiania obrazów, ramek, tabel oraz obiektów OLE (fragmentów innych plików LibreOffice). W moim przykładzie nie ma potrzeby korzystania z żadnego z nich.

Okno pola pokazujące przykładowe wypełnienie Pola wypełniania

Po wstawieniu pola, w dokumencie zobaczymy zielonkawy tekst na szarym tle. Jego kliknięcie spowoduje zaznaczenie całego obszaru o odmiennym tle oraz wywołanie odpowiedniej akcji.

Dokument tekstowy po wprowadzeniu Pola wypełniania

Drugą możliwością jest Pole wprowadzania. W tym wypadku nie możemy wybrać formatu, zaś po prawej stronie mamy dostępne jedynie okienko Odwołanie. Chociaż jego wypełnienie jest opcjonalne, powinniśmy to zrobić. Należy do niego wpisać krótki opis tego, co w danym polu należy wprowadzić.

Po wstawieniu pola do dokumentu, pojawi się okienko wprowadzania danych, w którego górnej partii znajduje się opis pola. Ponieważ póki co dopiero przygotowujemy dokument, zamykamy je.

Aby ponownie móc otworzyć okienko wprowadzania danych, należy kliknąć jego pole. Cały problem w tym, że ma ono zerową szerokość. Aby temu zaradzić, należy wcisnąć skrót klawiaturowy Ctrl + F9, który spowoduje wyświetlanie nazw pól, zwiększając w ten sposób zakres miejsca, w obrębie którego można kliknąć.

Innym sposobem jest wciśnięcie skrótu Ctrl + Shift + F9. Otworzy on wspomniane okienko zawierające dodatkowy przycisk (Dalej), dzięki któremu można w prosty sposób przemieszczać się pomiędzy wszystkimi polami wprowadzania w dokumencie.

Wreszcie jeżeli plik zawierający pola wprowadzania zapiszemy jako szablon, to wszystkie dokumenty utworzone na jego podstawie automatycznie otworzą okienko wprowadzania zawartości pól.

Operację wstawiania pól powtarzamy dla wszystkich miejsc, w których treść dokumentu ma być wpisana przez użytkownika. Najlepiej jest ograniczyć się tylko do jednego z opisanych typów pól, gdyż użycie obu na raz może zdezorientować użytkownika wypełniającego dokument w przyszłości.

W moim przykładowym dokumencie tytuł zawiera ukośniki, wskazujące na alternatywę. Z pewnością lepiej by było, gdyby znalazło się tam tylko jedno z tych określeń — to, którego rzeczywiście dotyczy umowa. Można to uzyskać dzięki jeszcze jednemu typowi pól, listom wprowadzania.

Aby je umieścić w dokumencie, ponownie otwieramy okno wstawiania pól i na karcie Funkcje zaznaczamy po lewej stronie Lista wprowadzania. Po prawej stronie, na samej górze, wpisujemy pierwszy z elementów listy po czym klikamy przycisk Dodaj poniżej. Operację powtarzamy dla wszystkich elementów listy. W razie pomyłki możemy skorzystać z przycisków Usuń, Do góry oraz W dół. Okienko Nazwa na samym dole możemy pozostawić puste, a możemy do niego wpisać krótki opis przedmiotu listy.

Okno pola pokazujące przykładowe wypełnienie Listy wprowadzania

Kliknięcie na wstawione pole spowoduje wyświetlenie okienka, w którym możemy wybrać element z listy. Treść tego elementu zostanie umieszczona w dokumencie. Domyślnie wyświetlana jest treść pierwszego elementu z listy.

Kiedy już skończymy przygotowywać szkielet naszego dokumentu, powinniśmy rozważyć zapisanie go jako szablonu.

Gotowy szablon umowy sprzedaży, już po wprowadzeniu wszystkich pól

Podsumowanie

W tym artykule przyjrzeliśmy się trzem typom pól, których zawartość wprowadza użytkownik: polom wypełniania, polom wprowadzania oraz listom wprowadzania.

Pola wypełniania są najprostsze z nich. Zastosowanie nietypowego formatowania bardzo wyraźnie wyodrębnia je z tekstu, dzięki czemu łatwo je zlokalizować. Interakcja z nimi przebiega w dość intuicyjny sposób — wystarczy je kliknąć. Jednak w przypadku bardzo długich dokumentów istnieje niebezpieczeństwo ich przeoczenia.

Pola wprowadzania są bardziej skomplikowane. O ile nie utworzymy szablonu, ich wypełnienie wymaga od użytkownika podjęcia określonej akcji (wyświetlanie nazw pól lub wciśnięcie skrótu klawiaturowego). Jeżeli użytkownik takiego dokumentu nie został wcześniej przeszkolony, może czuć się bezradny. Jednocześnie pola te udostępniają mechanizm umożliwiający szybkie wypełnienie wszystkich z nich, co nie tylko zwiększa szybkość pracy, ale również pomaga zapobiegać pomyłkom.

Listy wprowadzania są równie proste w obsłudze co pola wypełniania. Jednak ich podstawową wadą jest ograniczenie możliwości wyboru przez użytkownika. Z tego powodu nie można ich zastosować w wielu sytuacjach. W tych jednak, w których ta cecha nie jest wadą, sprawdzają się świetnie.

Podobał Ci się ten artykuł? Zapisz się na listę subskrybentów i otrzymuj informacje o następnych

komentarzy 6

  • pawellek napisał(a):

    Tak w kwestii formalno – prawnej. Nie ma takiego tworu jak umowa kupna sprzedaży. Jest za to Umowa sprzedaży.

    • Mirosław Zalewski napisał(a):

      Dziękuję za uwagę. Wierzę na słowo — poprawiłem tytuł artykułu oraz jego treść.

      Zrzuty ekranu pozostają bez zmian, gdyż raz, że ich podmiana to sporo roboty, a dwa, że kwestia formalna w tym artykule ma jednak najmniejsze znaczenie — chodzi raczej o pokazanie konkretnej funkcji Writera i jej potencjalnego zastosowania w praktyce. Zamiast prawnie nieistniejącej umowy „kupna-sprzedaży” może to być umowa sprzedaży, umowa o dzieło, zaświadczenie, weksel, potwierdzenie odbioru itd.

    • Kuba napisał(a):

      Ja mam publikację Wszechnicy Podatkowej CONSILIUM Kraków i tam występuje umowa kupna-sprzedaży samochodu.
      Pozdrawiam.
      K.

      • P. Kowalski napisał(a):

        Omg. Nazwa umowy z pewnego punktu widzenia jest mało istotna (o rodzaju umowy decyduje treść, nie tytuł). Owszem kodeks cywilny nazywa rozdział dot. tej umowy umowa sprzedaży. Określenie kupna-sprzedaży jest stosowane w języku nieco potocznym. Owszem z punktu widzenia artykuły znaczenie nazwy umowy jest jeszcze mniejsze niż w obrocie prawnym 😉

        p.s. pomocny artykuł !

  • Jerzy napisał(a):

    Jak zrobić, żeby na podstawie listy wprowadzania w całym tekście zmieniało się z Pan na Pani i odwrotnie?