6 rzeczy, które musisz wiedzieć zanim otworzysz plik LibreOffice Calc

LibreOffice Calc jest programem pełniącym funkcje arkusza kalkulacyjnego, swoistym odpowiednikiem programu Excel z pakietu Microsoft Office. Pozwala gromadzić, analizować, przetwarzać oraz wyświetlać duże ilości danych. Chociaż jego możliwości są całkiem zaawansowane, wielu użytkowników traktuje go jako odrobinę bardziej rozbudowany kalkulator. W tym artykule przyjrzymy się sześciu koncepcjom leżącym u podstaw Calca, których poznanie jest pierwszym krokiem na drodze do wykorzystania pełni jego możliwości.

Sposób przechowywania danych różni się od sposobu ich wyświetlania

Pierwszą i zdecydowanie najważniejszą rzeczą, jaką musimy wiedzieć, jest to, że sposób przechowywania danych oraz sposób ich wyświetlania (prezentacji) to dwie odrębne sfery. Calc, w gruncie rzeczy, rozpoznaje jedynie dwa rodzaje danych: dane liczbowe oraz dane tekstowe. Wszystko, co nie jest tekstem, jest liczbą (przy czym tekst może składać się wyłącznie z cyfr). Procent, waluta a nawet data zawierająca nazwę miesiąca w języku naturalnym wewnętrznie przechowywane są jako liczby.

Sposób wyświetlania liczby zależy od zadeklarowanego w ustawieniach komórki typu danych. Dostępnych jest siedem typów: liczba, procent, ułamek, liczba w notacji naukowej, waluta, czas oraz wartość logiczna. Zmiana typu danych nie wpływa na zawartość komórki. Dla przykładu: liczba 0,5 umieszczona w komórce o zadeklarowanym typie procent zostanie wyświetlona jako 50,00%. Chociaż Calc wyświetla znak procenta, nie występuje on w wewnętrznie przechowywanej zawartości komórki. Cały czas znajduje się tam tylko liczba 0,5.

Najwięcej problemów może sprawiać reprezentacja czasu, dlatego warto jej w tym miejscu poświęcić trochę więcej uwagi. Pamiętajmy, że wewnętrznie Calc dysponuje tylko liczbami w systemie dziesiętnym. Liczby całkowite stanowią liczbę dni (zaczynając od 30 grudnia 1899 roku), zaś części ułamkowe — części dnia, czyli godziny, minuty i sekundy. Gdyby ten artykuł został opublikowany dzisiaj (30 października 2012 roku) o godzinie szóstej rano, informację tę Calc zapisałby jako 41212,25. Wynika to z tego, że od 30 grudnia 1899 roku minęło już 41 212 dni, zaś godzina szósta rano jest w jednej czwartej drogi między północą a północą (a ¼ w notacji dziesiętnej zapisujemy jako 0,25). Ponieważ minuty oraz sekundy stanowią bardzo małą część dnia, ich zapisanie wymaga ułamków o wielu miejscach po przecinku. Na domiar złego musimy pamiętać o ciągłej konwersji liczb z systemu dziesiętnego na systemy dwunastkowy (godziny) oraz sześćdziesiątkowy (minuty i sekundy). Na szczęście te dość skomplikowane obliczenia komputer wykonyje w mgnieniu oka.

Wracając do głównego wątku: na to, jak dane są wyświetlane, wpływ ma nie tylko zadeklarowany typ danych, ale również ustawienia tego typu. Najprostszym przykładem są liczby zawierające ułamki, które możemy wyświetlić z dokładnością do pierwszego miejsca po przecinku. W przypadku operowania czasem możemy pominąć godziny lub sekundy, a daty wyświetlać w wielu różnych formatach (30.10.2012, 2012-10-30 itp.).

Skoroszyt składa się z arkuszy

Jeden plik programu LibreOffice Calc nazywamy skoroszytem (ang. spreadsheet). Każdy skoroszyt może zawierać wiele (od linii 3.5 — do 10 000) arkuszy (ang. sheet). Arkuszami zarządzamy z lewego dolnego rogu okna aplikacji — możemy je dodawać, usuwać, przenosić, kopiować, zmieniać im nazwy itp. Pomiędzy arkuszami możemy się przełączać przy pomocy skrótów klawiaturowych Ctrl + PgUp (arkusz na lewo od obecnego) oraz Ctrl + PgDown (arkusz na prawo od obecnego). Arkusze stanowią dodatkową przestrzeń roboczą i możemy je wykorzystywać do porządkowania danych, przechowywania tymczasowych obliczeń itp.

Formuły

Komórki, oprócz liczb i tekstu, mogą zawierać także formuły. Formuły pozwalają na dokonywanie obliczeń. Wszystkie formuły rozpoczynają się od znaku równości (=) i mogą zawierać: liczby, odniesienia do innych komórek, operatory oraz funkcje. Przyjrzymy się im w dalszej części artykułu.

Formuły, w gruncie rzeczy, są danymi tekstowymi. Program Calc interpretuje je jednak w specjalny sposób, dlatego można je postrzegać jako trzeci typ danych.

Komórka zawierająca formułę w obszarze arkusza wyświetla wynik tej formuły, oczywiście z poprawką na właściwości komórki (zadeklarowany typ danych oraz jego ustawienia).

Okno programu Calc ukazujące róznicę między formułą a wynikiem obliczenia formuły

Żadna formuła ani żadna funkcja nie jest w stanie modyfikować innych komórek. Istnieją jednak funkcje modyfikujące wygląd komórki zawierającej formułę.

Podstawowe operatory formuł

W formułach można wykorzystywać następujące operatory:

  • plus (+) dodaje wyrażenie po lewej stronie operatora do wyrażenia po jego prawej stronie;
  • minus (-) odejmuje wyrażenie po prawej stronie operatora od wyrażenia po jego lewej stronie;
  • gwiazdka (*) mnoży wyrażenie po lewej stronie operatora przez wyrażenie po jego prawej stronie;
  • ukośnik (/) dzieli wyrażenie po lewej stronie operatora przez wyrażenie po jego prawej stronie;
  • kareta (^) potęguje wyrażenie po lewej stronie operatora, gdzie wykładnikiem potęgi jest liczba po jego prawej stronie;
  • znak równości (=) operator porównywania zwracający prawdę wtedy, gdy wyrażenia po obu jego stronach są sobie równe;
  • dwuznak mniejszy-większy (<>) operator porównywania zwracający prawdę wtedy, gdy wyrażenia po obu jego stronach są od siebie różne;
  • pozostałe operatory porównywania (<, <=, >, >=) operatory porównywania zwracające prawdę wtedy, gdy wyrażenie po lewej stronie jest: mniejsze, mniejsze lub równe, większe, większe lub równe od wyrażenia po prawej stronie;
  • etka (&) dołącza wyrażenie po prawej stronie na końcu wyrażenia po prawej stronie; jest to operator dla danych tekstowych, ale można go również wykonywać do wykonywania kilku funkcji jedna po drugiej.

Prócz tego w formułach mogą znaleźć się nawiasy, które grupują poszczególne wyrażenia połączone operatorami.

Relatywne i absolutne odniesienia do komórek

Celowo podczas opisu podstawowych operatorów używałem określenia „wyrażenie”, a nie „liczba”. W formułach bowiem, oprócz liczb, mogą znajdować się odniesienia do innych komórek. W takim wypadku należy podać adres komórki — adres ten, podczas obliczania formuły, zostanie zastąpiony wartością danej komórki. Jeżeli komórka zawiera liczbę, będzie to po prostu ta liczba. Jeżeli zaś zawiera ona formułę, będzie to wynik działania tej formuły.

Adres formuły składa się z dużej litery alfabetu (reprezentującej kolumnę) oraz cyfry (reprezentującej wiersz). Komórka znajdująca się w lewym górnym rogu arkusza ma adres A1. Komórka na prawo od niej — A2. Komórka pod nią — B1. Po zaznaczeniu dowolnej komórki jej adres widoczny będzie w polu w lewym górnym rogu programu. Ponadto kolor zmienią oznaczenia kolumny oraz wiersza.

Pole, w którym widoczny jest adres zaznaczonej komórki znajduje się w lewym górnym rogu okna programu Calc

Wszystkie odniesienia do komórek domyślnie są odniesieniami relatywnymi (względnymi). Oznacza to, że adres komórki, do której odnosi się formuła, jest konstruowany z uwzględnieniem adresu aktywnej komórki. Dla przykładu: jeżeli w komórce A10 wstawimy odniesienie do komórki A8, to tak naprawdę mówimy programowi „wstaw wartość komórki znajdującej się dwa wiersze wyżej”. Gdybyśmy zaznaczyli komórkę A10, skopiowali ją i wkleili w komórce D4, to nasze odniesienie z A8 zmieni się na D2 (ponieważ komórka D2 jest w tej samej pozycji względem D4, co A8 względem A10).

Zazwyczaj odniesienia względne są tym, czego oczekujemy. Czasami jednak chcemy się odwołać do pewnej konkretnej komórki niezależnie od sytuacji. W takim wypadku musimy skonstruować odniesienie absolutne. Tworzymy je poprzedzając część adresu komórki znakiem dolara ($). Odniesienie absolutne może dotyczyć zarówno kolumny ($A2), wiersza (A$2) jak i jednocześnie kolumny oraz wiersza ($A$2). Dla przykładu przypuśćmy, że w komórce A1 umieściliśmy odniesienie absolutne $A2. Gdybyśmy teraz skopiowali tę komórkę i wkleili do komórki C5, to nasze odniesienie zmieni się na $A6. Jak widać, adres kolumny nie uległ zmianie, zaś wiersz jest nadal identyfikowany relatywnie („wiersz pod aktualną komórką”).

Odniesienia mogą zawierać również nazwę arkusza. Umieszczamy ją przed adresem komórki i oddzielamy od niego kropką. Gdybyśmy chcieli odnieść się do komórki D2 w arkuszu nazwanym „Arkusz1”, wtedy nasze odniesienie powinno przybrać postać Arkusz1.D2. Jeżeli nazwa arkusza zawiera spacje, wtedy musimy całą nazwę objąć apostrofami — np. 'Nowy arkusz'.D4.

Funkcje

Funkcje to swego rodzaju zbiory działań. Przyjmują one dane wejściowe (argumenty funkcji), przetwarzają je i zwracają dokładnie jedną wartość wyjściową (liczbę lub tekst). Przykładowo, o liczeniu średniej arytmetycznej można myśleć jak o funkcji. Przyjmuje ona dowolną liczbę argumentów, oblicza ich sumę a następnie dzieli ją przez liczbę tychże argumentów. Na samym końcu zwraca otrzymany iloraz.

Funkcje zwyczajowo zapisujemy wielkimi literami. Po nazwie funkcji następują nawiasy, w których podajemy argumenty. Argumenty oddzielamy od siebie średnikiem (;).

Ponieważ funkcje przyjmują argumenty i zwracają pewne wartości, funkcje można zagnieżdżać (czyli podawać jako argumenty inne funkcje). Dla przykładu funkcja CZY.PUSTA() przyjmuje jako argument adres komórki i zwraca wartość logiczną PRAWDA, jeżeli komórka ta jest pusta (nie ma żadnej zawartości; spacja traktowana jest jako zawartość). Ale co zrobić, jeżeli chcemy podjąć jakieś działanie wtedy, gdy komórka nie jest pusta? Możemy skorzystać z funkcji logicznej NIE(), która odwraca wartość logiczną argumentu (czyli funkcja ta jest negacją). Skonstruujemy wtedy taką formułę:

=NIE(CZY.PUSTA(A1))

Niektóre funkcje nie przyjmują żadnych argumentów. Do takich funkcji należą między innymi DZIŚ() (zwraca bieżącą datę) oraz FAŁSZ() (zwraca wartość logiczną FAŁSZ).

Część funkcji posiada argumenty opcjonalne, tzn. takie, które można pominąć. Np. funkcja JEŻELI() przyjmuje trzy argumenty: test porównawczy, wartość którą ma zwrócić jeżeli test zwróci wartość PRAWDA oraz wartość, którą ma zwrócić w przeciwnym przypadku. Jednocześnie tylko pierwszy argument jest obligatoryjny — obie zwracane wartości są opcjonalne. Należy jednak mieć na uwadze, że pomijać możemy tylko dowolną liczbę ostatnich argumentów — gdy funkcji JEŻELI() przekażemy dwa argumenty, to nie ma żadnego sposobu na zadeklarowanie, że chcemy ją wywołać przekazując pierwszy i trzeci argument; program założy, że podaliśmy pierwszy i drugi z nich.

Część funkcji może przyjmować potencjalnie nieograniczoną liczbę argumentów. Kiedy musimy wywołać je dla dużych ilości danych wejściowych, ręczne wskazanie wszystkich komórek byłoby niezwykle pracochłonne. W takich przypadkach pomocne okazują się zakresy danych. Zakresy definiujemy podając adresy pierwszej oraz ostatniej komórki oddzielone dwukropkiem. Dla przykładu, poniższe dwie formuły zwrócą dokładnie te same wyniki:

=SUMA(A1;A2;A3;A4;B1;B2;B3;B4)
=SUMA(A1:B4)

Jest jeszcze jedna rzecz dotycząca funkcji, na którą chciałbym zwrócić uwagę: otóż skąd mamy wiedzieć, jak działa konkretna funkcja? Przede wszystkim powinniśmy otworzyć okno Kreatora funkcji. Robimy to wybierając z menu WstawFunkcja, wciskając Ctrl + F2 lub klikając przycisk przedstawiający „fx” na prawo od obszaru pokazującego adres zaznaczonej komórki. W oknie tym, po lewej stronie, znajduje się uporządkowana alfabetycznie lista wszystkich dostępnych funkcji. Nad nią możemy z listy rozwijanej wybrać kategorię funkcji. Po wybraniu jednej z nich i kliknięciu Pomoc otworzy się nowe okno, w którym opisane będą wszystkie funkcje z danej kategorii.

Kategorie: Calc, Opis funkcji

Podobał Ci się ten artykuł? Zapisz się na listę subskrybentów i otrzymuj informacje o następnych

komentarzy 10

  • Darek napisał(a):

    Szukam rozwiązania problemu uzupełniania wpisywania daty. W OOux czy też w Excelu wystarczyło w komórce wpisać np. 2.2 (2 luty) i enter i w komórce okazywała się data np. 02.02.2013. Czy można sobie poradzić z tym problemem w LO?

    • Mirosław Zalewski napisał(a):

      Narzędzia → Opcje → Ustawienia językowe → Języki → Akceptowane wzorce dat. Musisz tam wprowadzić wzorzec, który Cię interesuje, np. „D.M”.

      Jeżeli chciałbyś bliżej przyjrzeć się powodom wprowadzenia tej zmiany, zobacz artykuł na blogu Eike Rathke (plus artykuły, do których odsyła w pierwszym akapicie).

      • Darek napisał(a):

        Dziękuję bardzo, pomogło, ile ja się tego naszukałem. Proste rzeczy są zawsze blisko. Dziękuję bardzo.

  • Maciej napisał(a):

    musze wyliczyć średnią z wartosći wyrażonych w polskich złotych ale Libre Office nie liczy, mam dość tego programu

    • Mirosław Zalewski napisał(a):

      W razie problemów związanych z użytkowaniem pakietu proszę pisać na forum polskiej społeczności. Ja nie jestem w stanie odpowiedzieć na wszystkie pytania, zwłaszcza tak nieprecyzyjne.
      Zanim jednak zadasz tam pytanie, sprawdź, czy komórki nie są zadeklarowane jako tekst. Zmiana ich formatu na walutę powinna pomóc.

  • Krzysztof napisał(a):

    Po otwarciu pliku z excel’a – LO Calc wyspietla komentarze z wszystkich komórek, muszę klikać w każdą komórkę prawym myszy i odznaczyć „Pokaż komentarz”. Po zapisaniu pliku i ponownym otwarciu komentarze są ponownie widoczne. Chciałbym żeby były wyświetlane tylko po najechaniu kursorem na komórkę…

    • Mirosław Zalewski napisał(a):

      Pytania i problemy wynikające z obsługi pakietu o wiele lepiej jest wysyłać na forum polskiej społeczności. Choćby dlatego, że ja nie znam odpowiedzi na wszystkie pytania i nie zawsze jestem w stanie pomóc.

      W tym konkretnym przypadku chodzi o błąd w linii 3.5. Nie był on obecny we wcześniejszych wersjach i został poprawiony w 3.6.3. Aktualizacja pakietu rozwiąże problem.

      • K rzysztof napisał(a):

        Dziękuję za odpowiedź, zainstaluję uaktualnienie. Pozdrawiam.

  • kamil napisał(a):

    Witam Pana
    Mam pewien problem w libre office. Mam ustawioną funkcje ,,dziś” i chce zrobić tak by wybrane komórki się kasowały po zmianie daty, niestety nie mogę znaleść takiej funkcji. Czy jest taka mozliwośc?

  • Przemek napisał(a):

    witam, otwieram plik .xlsx i pojawiają sie w niektórych rubrykach czarne pionowe pasy, jakby pobazbrane czarnym flamastrem , a w excell z office otwiera się prawidłowo. Jak zatem zapisać plik w excell aby poprawnie otworzył się w Libra.